ツールを入れたのに、紙とExcelが残っている

申請システムを入れた会社の廊下で、紙の申請書が手渡されている。

在庫をクラウドで管理し始めた現場の机に、担当者だけが更新しているExcelが開いたままになっている。

どちらも、導入から半年ほど経った会社でよく見る光景です。

経営者に理由を聞くと、返ってくる言葉はだいたい同じです。

「うちは現場がITに弱くて」

けれど同じ現場の人たちは、スマートフォンで写真を撮り、チャットで連絡を取り、地図アプリで訪問先を探しています。

ITに弱いから使えない、という説明では合いません。

止まっているのは、別のところです。

よくあるケースとして、こんな場面があります。

申請をシステム化したのに、現場では紙の申請書が回り続けている。

理由を聞くと「急ぎのときは部長に直接持っていったほうが早いから」と返ってきます。

経営者は「操作を覚えていないだけだ」と考えます。

しかし現場が守っていたのは、システムに登録されていない例外処理のほうでした。

急ぎかどうかを決めているのは部長で、その基準はどこにも書かれていません。

ツールに載っていたのは手順だけで、判断は載っていなかったのです。

DXが止まる原因は、ITの知識ではなく業務を言葉にできないこと

DXとは、デジタル技術を使って仕事のやり方そのものを作り直すことを指します。

ツールを入れること、そのものではありません。

やり方を作り直すには、いまの仕事を先に言葉にする必要があります。

誰が、どの情報を見て、何を基準にして、次の誰へ渡しているのか。

これが言葉になっていないまま、ツールだけを先に選ぶことはできません。

システムは、手順と条件を入力しなければ動かないからです。

言葉にできていない業務をそのままデジタル化すると、増えるのは入力欄だけになります。

現場は前のやり方を残したまま、新しい画面にも同じ内容を打ち込みます。

仕事は減らず、二重になります。

**ツールを入れた後に作業が減っていないなら、変わったのは道具だけで、業務は変わっていません。**

説明できない業務には、必ず誰かの判断が挟まっている

業務を言葉にできない理由は、担当者の能力ではありません。

手順の途中に、どこにも書かれていない判断が挟まっているからです。

この見積もりは決裁を通すか、通さないか。

この客先は特別対応にするか、しないか。

この納期は無理をしてでも受けるか、断るか。

こうした判断は、たいてい特定の1人か2人の頭の中にあります。

説明できない業務は、ツールに載せられません。

紙が残っているのではなく、決め方が残っていないのです。

そして、この判断は業務の領域だけに留まりません。

見積もりの決裁基準は営業の話であり、特別対応を誰が決めるかは組織の話です。

業務のデジタル化が止まっている原因が、営業の判断基準にあることは珍しくありません。

[代表確認：ツール導入の相談から入り、実際には判断基準の整理が中心になった案件があれば、2〜3行追加してください]

今日できる確認は、業務を1本だけ最後まで説明してみること

10分あれば、今日できることがあります。

自社の業務を1本選びます。受注処理でも、請求でも、シフト作成でも構いません。

そして、これから誰かに引き継ぐつもりで、最初から最後まで口頭で説明してみてください。

途中で「そこは状況によります」と言いたくなった箇所に、印をつけます。

その印の数が、そのままツールに載らない部分の数です。

印が付いた箇所には、必ず判断があります。

そして印が多い業務ほど、いまツールを入れても定着しにくくなります。

短期は例外の数を数え、中長期は判断を条件の形にする

短期でやることは、例外をなくすことではありません。まず数えることです。

印をつけた箇所を一覧にして、それぞれの横に「誰が判断しているか」を書き足します。

同じ名前が並んでいれば、その人が休んだ日にその業務は止まります。

これは、いまの会社の判断がどこに集中しているかの見取り図になります。

中長期でやることは、その判断を言葉にして、業務の側へ移すことです。

「金額が◯万円以上なら決裁を通す」「納期が◯日以内なら受注前に相談する」のように、条件と結果の形にします。

条件の形になった判断だけが、システムにも、手順書にも、新しい担当者にも渡せます。

制度やツールを導入すること自体は、目的になりません。

入れたあとに使われ続けているかどうかを見るのが、業務の再設計です。

ツールを選ぶのは、業務を言葉にできた後でいい

ツールを検討すること自体は、悪いことではありません。順番の問題です。

言葉になっていない業務にツールを重ねると、現場は元のやり方と新しい画面の両方を抱えます。

先に言葉にしてからツールを選ぶと、必要な機能が具体的に決まります。

比較する項目が絞れるので、選定にかかる時間も短くなります。

今日は、業務を1本だけ選んで、最後まで説明してみてください。

「状況による」と言いたくなった箇所が、いまの会社で判断が集中している場所です。

その数が多ければ、必要なのはツールの比較ではなく、判断の棚卸しです。

どの業務から手をつけるかは、社員数も、業種も、経営者がどこまで現場に入っているかも違うため、会社ごとに変わります。

自社だけで並べ替えにくいと感じたときは、外から一緒に整理する方法もあります。

HITOTASUでは、営業・組織・業務を横断して、どこで判断が止まっているかを整理するところから支援しています。

[代表確認：業務の棚卸しをした場で、経営者ご本人が驚いた反応があれば、2〜3行追加してください]

▼ 株式会社ヒトタス（HITOTASU）
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