「会議を減らそうと思っているんです」
経営者からこう相談を受けることがあります。
週の予定表が会議で埋まり、現場からは「時間がない」という声が上がる。
だから会議の数を減らす。判断としては自然です。
ただ、減らしたあとにどうなったかを聞くと、答えは二つに分かれます。
本当に速くなった会社と、かえって物事が止まった会社です。
分かれ目は、会議の数ではありませんでした。
会議が終わったあとに何が残っているか。差はそこに出ています。
会議が多い会社で起きているのは、同じ議題の再登場
会議が多い会社の議事録を数か月分並べてみると、気づくことがあります。
先月の議題と今月の議題が、ほとんど同じなのです。
**決まらなかった議題は、消えるのではなく来週へ移動しているだけです。**
移動した議題は次の会議の時間を占め、その分だけ新しい議題が後ろへ押し出されます。
会議が増えているのではなく、同じ議題が何度も会議を通過している状態です。
よくあるケースとして、こんな場面があります。
従業員30名ほどの会社の定例会議。議題は「問い合わせ対応のルールを決める」。
30分ほど議論して、方向性はまとまりました。
部長が「では、各自よろしくお願いします」と締め、会議は予定どおり終わります。
社長は決まったと思って会議室を出ます。
現場は「手順は総務が作るのだろう」と考え、総務は「現場が使いやすい形を聞いてから」と考えます。
どちらも動かないまま一週間が過ぎ、翌週の会議で同じ議題がもう一度出てきます。
決まっていなかったのは内容ではなく、次に手を動かす人でした。
決まらない理由は、1つの会議に共有・議論・決定が混ざっているから
会議には、性質の違う3つの時間が入っています。
共有（知らせる）、議論（考えを出す）、決定（実行を確定する）の3つです。
この3つが同じ1時間に混ざると、最も時間を使うのは議論になります。
議論には終わりの条件がなく、話す人がいる限り伸びます。
そして終了時刻が来ると、残った決定は「持ち帰り」になります。
会議そのものは成立しているのに、決定だけが毎回削られていく構造です。
[代表確認：実際に会議の目的を分けて設計し直した支援先の反応があれば、2〜3行追加してください]
決定が消える3つの原因は、粒度・主語・期限にある
決定が残らない会議には、共通して3つの穴があります。
1つ目は、粒度が「方針」で止まっていることです。
「対応を改善する」「体制を見直す」は方針であって、決定ではありません。
方針のままでは、明日の朝に誰も動けません。
2つ目は、主語が空欄のまま終わることです。
「各自」「関係部署で」は、主語ではありません。
**「では各自よろしく」の一言で、決定は誰のものでもなくなります。**
3つ目は、期限がその場で決まっていないことです。
「なるべく早く」は期限として機能しません。
期限のない仕事は、期限のある仕事に必ず順番を譲ります。
この3つは、会議のあとに一つ質問するだけで確かめられます。
「この決定を、最初に手を動かすのは誰ですか」
即答が返ってこない議題は、まだ決まっていません。
止まっているのは会議ではなく、現場の一週間
決定が持ち越されている間も、現場は判断待ちのまま今までどおりのやり方で動いています。
見積もりの出し方が決まらないので、営業は前と同じ書式で出します。
問い合わせ対応の手順が決まらないので、担当者ごとに違う返し方が続きます。
会議で止まっているのは会議ではなく、現場の一週間です。
この遅れは、返答が遅い・担当によって言うことが違う、という形で社内より先に顧客へ届きます。
会議は社内の話に見えて、実際には営業の速度と信頼に直結しています。
会議を減らしても、この構造は変わりません。
空いた時間に、決まらない議題が移動してくるだけだからです。
[代表確認：決定の遅れが顧客対応の遅れとして表面化した場面があれば、2〜3行追加してください]
変えるのは会議の数ではなく、会議の終わり方
先に手を入れるのは、会議の入口ではなく出口です。
やることは2つだけです。
1つ目は、議題ごとに「共有・議論・決定」のどれなのかを、開始前に1行で書くことです。
決定の議題だけ、先に時間を確保します。
2つ目は、終了5分前に、その日決まったことを「誰が・いつまでに・何を」の形で読み上げることです。
読み上げられない議題は、次回へ回さず、その場で担当と期限だけ決めます。
内容が固まっていなくても、次に手を動かす人と日付は決められます。
会議の数を減らすのは、この2つを1か月続けたあとで構いません。
決まる会議になれば、必要な会議の数は自然に減っていきます。
議事録を残すより、決定リストを残す
会議の記録を丁寧に作る会社は少なくありません。
ただ、議事録は話した順に並んでいるため、決定が発言の中に埋もれます。
翌週に誰も開かない議事録が生まれるのは、この読みにくさが理由です。
残すべきなのは、決定だけを抜き出した1枚です。
・決定した内容
・担当者（個人名）
・期限（日付）
・終わったと判断できる状態
この4項目だけで足ります。
そして次の会議は、この1枚の確認から始めます。
前回の決定が終わっているかを見てから、新しい議題に入る。
この順番が固定されると、決定は個人の記憶ではなく会社の記録として残ります。
新しい制度は要りません。1枚の表と、会議の順番を変えるだけです。
今週、直近1か月の議事録を1つだけ開いてみてください。
そして「誰が・いつまでに・何を」の3つが揃っている決定が、いくつあるか数えてみてください。
3つ揃っているものが1つか2つしかないなら、問題は会議の数ではなく、会議の終わり方にあります。
もっとも、適正な会議の数も、決定を残す形も、会社ごとに違います。
社長が全ての決定に関わったほうが速い会社もあれば、そこが渋滞の原因になっている会社もあります。
自社だけで会議の設計を見直すのが難しいときは、一度外の視点を入れてみてください。
HITOTASUでは、営業・組織・業務のどこで決定が止まっているかを、現場の場面から一緒に整理しています。
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